Eventfotografie | Mit dieser Checkliste werden ihre Bilder zum Erfolg

Professionelle Bilder eines Events, egal ob Business-Events, Party-Events oder Sport-Events, erfordern jede Menge Foto-Erfahrung. Überhaupt Menschen in Bewegung zu fotografieren, am besten noch so, dass Sie es nicht merken, ist nicht einfach. Dann noch die richtigen Bildausschnitte und Szenen vor die Linse zu bekommen, ohne verwackeltes oder unprofessionelles Ergebnis.

Eventfotografie ist eine Aufgabe, die zugegebener Maßen nicht ganz leicht ist. Doch mit ein paar Vorkehrungen und Checklisten vor, während und nach dem Event gelingt es, Ihren großen Auftritt nachhaltig festzuhalten.

Aus langer Erfahrung heraus, habe ich alle wichtigen Informationen und Tipps anhand einer Checkliste für Sie zusammengefasst:

» Eventfotografie: Checkliste vor dem Event
» Eventfotografie: Checkliste während des Events
» Eventfotografie: Checkliste nach dem Event

Eventfotografie: Checkliste vor dem Event

Bereits im Vorfeld beginnen wichtigste Planungen und Abstimmungsprozesse, damit die Fotografie Ihres Events ein Erfolg werden kann Stimmen Sie deshalb folgende Punkten mit Ihrem Fotografen ab:

1. Timings
   Damit der Fotograf die Chance hat im richtigen Augenblick, am richtigen Ort, die richtigen Gesichter vor die Linse zu bekommen, ist es extrem wichtig, vorher die geplanten Timing zu besprechen und folgende Fragn zu beantworten:
   → Was?
   → Wann?
   → Wie?
   → Wo?
2. Schlüsselpersonen, VIPs
   Damit möglichst viele und gute Bilder der richtigen und wichtigen Personen entstehen können, ist es für den Fotografen notwenig die jeweiligen Personen zu erkennen. Besprechen Sie im Vorfeld die wichtigsten Personen, am besten mit einer kleinen Fotodokumentation.
3. Ablauf des Events
   Der Fotograf sollte genaustens über den Ablauf des Events inklusive Timings informiert werden.
   Hierzu zählen Hinweise wie:
   → Gibt es besondere Aktionen, Flächen oder Beiträge?
   → Sitzen wichtige Personen im Publikum, die fotografiert werden spollen?
   → Ist mit Überrasschungen zu rechnen?
   → Ist ein Essen, etc. geplant?
4. Ansprechpartner
   Der Fotograf braucht vor, während und nach dem Event einen direkten Ansprechpartner. Sollte sich dieser im Rahmen des Events ändern, ist dies unbedingt vorher zu klären. Während der Veranstaltung muss alles reibungslos laufen, deshalb ist es wichtig, dass diese Person folgende Probleme lösen können sollte:
   → Die Beleuchtung ist nicht ausreichend?
   → Es ist zu hell, etwas blendet?
   → Gibt es Licht für einen eventuellen Redner, nicht nur für das Beamerbild?
5. Abstimmungen zum benötigten Bildmaterial
   Schon im Vorfeld müssen die Informationen zum gewünschten Bildmaterial abgestimmt werden.
   → Wie viele Bilder werden benötigt?
   → Bis wann werden die Bilder benötigt?
   → In welche Qualität sollen die Fotos geliefert werden?
   → An wen sollen die Bilder geschickt werden?
   → In welcher Form möchten Sie die Eventbilder vorliegen haben?
   → Wo werden die Bilder später genutzt?
   Hinweis:
   Nutzungsrechte haben maßgeblich Einfluss auf den Preis des Bildmaterials, bei kurzer Nutzung und geringer Verbreitung, kann der Fotograf einen anderen Preis anbieten.
   
6. Extras
   Eventuell ist es möglich, dass der Fotograf Extra-Arbeiten am Rande des Events erledigt. Hierzu zählen zum Beispiel bestimmte Portraits von Personen, etc.

Eventfotografie: Checkliste während des Events

Durch eine perfekte Vorbereitung und Abstimmung, sollte während des Events eigentlich alles ohne weitere Absprachen funktionieren. Unverhergesehens kann immer passieren, dann sollte kurzfristig reagiert werden und der Fotograf so bald wie möglich über Änderungen in Kenntnis gesetzt werden.

1. Änderungen im Zeitplan
   Unvorhersehbares kann immer passieren. Sollte es aus irgendwelchen Gründen zu Änderungen der Reihenfolge von Abläufen kommen bzw. sich der Zeitplan verschieben oder ändern, ist es unbedingt notwenig den Fotograf so früh wie möglich einzuweihen.
2. Änderungen von VIPs, Schlüsselpersonen
   Genauso kann es immer passieren, dass wichtige Personen kurzfristig absagen oder spontan Ersatz schicken. Für den Fotograf ist es sehr wichtig in solchen Situationen informiert zu werden.
3. Sonstige Änderungen
   → Änderungen bei Gesichtern bzw. Rednern
   → Wünsche, die vorher nicht bedacht wurden (Achtung: diese Wünsche sind nicht möglich, wenn das mehr Vorbereitung erfordern würde. Schwierig wäre zum Beispiel: während oder direkt vor der Veranstaltung mitzuteilen, ob auch ein Video gemacht werden kann).
4. Unterstützung vor Ort
   Wichtig ist, dass die Fotografin bzw. der Fotograf vor Ort die nötige Unterstützung sowohl vom den Mitarbeitern des Veranstaltungsortes, den Technikern, aber auch Mitarbeitern des Veranstalters bekommt.

Eventfotografie: Checkliste nach dem Event

1. Feedback des Veranstalters
   Wichtig für die Umsatzung perfekter Eventfotos sind Hinweise zu spezieller Vorlieben. Hierzu zählen auch Absprachen bezüglich besonderer Momente während des Events, gewünschte Ausschnitte, Schwerpunkte, etc.
2. Wünsche zur Bildauswahl
   Gerne können Sie beim Fotograf schon unmittelbar nach dem Event spezielle Bilderwünsche äußern. Dazu auch spezielle Aufbereitungsarten, oder Hinweise an wen welche Bilder versendet werden sollen.
3. Administrativer Prozess
   Natürlich sind vor, während und nach dem Event einige administrative Aufgaben einhergehend. Um unnötige Rückfragen des Fotograf zu vermeiden, ist es sehr wichtig strukturierte und klare Abstimmungen möglich zu machen.

Fazit

Eventfotografie ist mit den richtigen Abstimmungen und Vorkehrungen immer noch eine Herausforderung und keine einfache Sache. Mit der Hilfe eines Spezialisten als Fotograf, sollte es aber gelingen, Ihr Event so in Szene zu setzen, dass erstklassige Bilder entstehen und die dagewesenen Emotionen erlebbar werden.